Gondolkodásmód az időről+feladatokról
Mostanra már megtapasztalhattuk, hogy vállalkozóként a feladatok mennyisége soha nem lesz kevesebb, az ötleteink mennyisége soha nem csökken, sőt! Nem lesz olyan időszak, amikor kevesebb lesz a teendőnk. Azonban nem mindegy, hogy ezekre a teendőkre, hogyan tekintünk vagy hogya rangsoroljuk őket, illetve mekkora jelentőséget adunk nekik az életünkben.
Én nem tudtam soha a fontos és a sürgős feladatok csoportosítását megcsinálni az Eisenhower mátrix segíségével, hiszen számomra minden feladat fontos volt. Mindegyik feladathoz olyan meggyőző érvem volt magam számára, hogy miért fontos, hogy még a környezetemmel is bármikor elhitte volna, hogy én most egy nagyon fontos projekten dolgozom.
Az esetek nagyrészében szerintetek mennyire volt fontos, amit csináltam? A FRÁSZT volt az 🙂
De nem tudtam, hogy az nem az, hiszen én annak éreztem.
Aztán egyszer csak a sokadik vállalkozással kapcsolatos könyvben végre olyat mondott egy Dale Carnegie nevű úr, hogy: A feladataidnak csupán a 20%-a hozza a bevételed nagy részét, a fentmaradó időben pedig olyan tevékenységeket végzel, amik alig termelnek.
Itt kezdett először leesni a tantusz, hogy ennek az öreg fószernek igaza lehet. De hiszem, ha látom.
Így elkezdtem felírni a teendőimet, az elvégzéséhez szükséges időt, az összeget, amit várhatóan hozni fog és azt is hozzáírtam, hogy mikor fogja hozni azt az összeget.
Csodák csodájára ott ültem a feladataim felett és arcon csapott a valóság, hogy azok a feladatok, amiket felírtam, a számomra legfontosabb feladatok, a fizetésemet sem fogják kitermelni 1 hónapon belül. A fix költségeinkről nem is beszélve.
Ezen a ponton döntöttem el, hogy ennek az öregnek igaza van és újra kalibráltam mindent a vállalkozásban.
1 éven keresztül, minden héten ez alapján terveztem meg a teendőinket a cégben.
1 év után jutottunk el oda, hogy felhalmoztunk annyi pénzt, hogy megtehessünk, hogy 1-1 olyan feladatot is beiktassunk, amik nem hoznak annyi pénzt, de hosszú távon jó befektetés lesz számunkra. Azonban figyelünk rá azóta is, hogy egyszerre csak 1 ilyen projekt fusson és ne vegyen el sok időt a napi feladatainkból.
Azonban erre a szintre, hogy azt mondjuk: Van pénz! El kellett jutnunk a fenti szabály segítségével, mert annyi ötletünk volt, hogy ha ezt nem alkalmazzuk, akkor még mindig a túlterheltség tenger közepében úszkálnánk 1 lyukas mentőmellényben.
80/20-as szabály használati útmutató
1. lépés: Feladatok
Írd fel egymás alá napi/heti/havi feladataid (Ha minden igaz, ez már benne van a munkaköri leírásodban)
Írd fel azokat a feladatokat, amik a fejedben motoszkálnak rendszeresen és nyomják a vállad
2. lépés: Mérőszámok
Írd a feladatok mellé:
- az elvégzéshez szükséges időt
- az órabéred/munkatársad órabérét amennyiért ez a feladat ténylegesen el lesz végezve (Fontos: a jelenlegi minimálbér 926 ft/óra, ez alá nem tudsz menni)
- az összeget, amit reálisan hozhat neked bevételként ez a feladat vagy éppen, hogy mennyit bukhatsz rajta (pl: könyvelőnek az anyag leadás, ügyfélnek visszautalás stb.)
- azt a határidőt, amennyi időn belül beérkezik az elvégzett feladatból a várt bevételed
3. lépés: Matek+Mérlegelés
A feladatból várható bevételből, vond ki a feladatra szánt időnek a díját. Mindegyiknél végezd el ezt a számítást.
Ha a fenti lépést elvégezted, egy első osztályt elvégzett gyerek is meg fogja tudni állapítani a számok alapján, hogy melyik az a 3 feladat, aminél a legnagyobb összeg szerepel.
Ezzel a 3 feladattal szükséges foglalkozni a elkövetkezendőkben, a többi feladat nem fontos a vállalkozásunk számára, csak az agyunk és érzéseink becsaptak.
Példa
Ha már van pénze a vállalkozásnak, mert olyan feladatokat csinálunk, amik a legjobban hozzák a pénzt, akkor jöhet 1-1 segítő, aki pár olyan feladatot át tud venni, amik ugyan így a legtöbb bevételt termelik. Azonban ha ketten csináljuk a nagy bevételt generáló feladatokat, akkor garantált a növekedés.
Erre jó példa, hogy 3 évig ketten nyomtuk a vállalkozást aztán elkezdtünk a fenti szabály szerint működni és 1 év alatt jelenleg 4-en vagyunk főállásban, 2 alvállalkozóval és március-áprilisban 3 új ember jön hozzánk főállásba dolgozni. Mindannyiuk olyan munkát fog végezni, amivel rendesen lehet pénzt szüretelni és kis százelékban pedig segítenek olyan dolgokban, amit jobb, ha ő végez el, mint mi, mert az ő órabére kedvezőbb, mint a miénk.
